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アルバイトのシフト管理は大変。うまくいくポイントを解説!

本記事は店長Labの転載記事です。元記事アルバイトのシフト管理は大変。うまくいくポイントを解説!

アルバイトのシフト管理はとても大変ですよね。上手にシフト管理できなければ、売り上げや従業員の士気低下などの問題に繋がってしまい、お悩みの方も多いのではないでしょうか。

上手に効率よくアルバイトのシフト管理をするには、いくつかのポイントを押さえる必要があります。
この記事では、シフト管理のポイントやコツをご紹介し、その上でさらに効率的にシフト管理ができるオススメの方法についてご紹介したいと思います。

アルバイトのシフト管理で気をつけること

アルバイト管理とは、アルバイトやパートタイマー雇用後の労務や、シフト管理全般のことを指します。一口にアルバイトやパートタイマーとは言え、業種や職種によっては正社員同様の労働条件で働く場合も珍しくはありません。職務内容にも厳密な定義はなく、労働者としての権利も正社員と変わりません。

そのため、アルバイトのシフト管理の際には気を付けるポイントがいくつかありますので、ますは気をつけることについて解説していきます。

雇用時には書面での合意を!

アルバイトと雇用契約を結ぶ際には、労働条件が書かれた書面を用いることが一般的です。雇用契約は口頭でも構いませんが、書面であれば契約時の記録を残せますし、アルバイト従業員の理解度を高めるためにも書面で合意をもらうことが望ましいでしょう。

雇用後のトラブルを避けるため、書面を通してお互い食い違いが出ないように、意見のすり合わせは必ず行うようにしましょう。

特に学生の場合は、学業とアルバイトの両立が欠かせません。
アルバイトとしての就業義務を果たすことはもちろんですが、学生が学業専念できるよう

  • 無理をさせないシフトを組む
  • 急なシフト変更
  • 試験期間はシフトを入れない
  • 就職活動や職場研修などシフトの変動にも柔軟に対応する

など、学生の生活や学業に最大限配慮した対応が望ましいです。
雇用の前に大学や専門学校が何年課程なのか、テスト期間や就職時期に関して分かる範囲で把握するべきでしょう。

アルバイトには所得制限がある

アルバイトには所得制限があることはご存知かと思いますが、具体的な金額について確認しておきましょう。住民税の「100万円の壁」、所得税の「103万円の壁」、社会保険の「130万円の壁」についておさらいしていきます。

住民税の「100万円の壁」

「住民税」は、「市(町村)民税」と「都道府県民税」をあわせた地方税の一つで、 年収が100万円を超えた場合に支払う必要があります。アルバイト従業員の年収が100万円を超えると、アルバイトスタッフ自身で住民税を支払わなければなりません。

所得税の「103万円の壁」

「所得税」とは、給与などの所得の額に応じて支払う税金のことで、年収が103万円を超えた場合に支払う必要があります。1年間の給与の合計が年収103万円を超えると所得税がかかるようになり、アルバイトスタッフ自身が支払いをします。

また、従業員が結婚をしていてその配偶者も「配偶者控除」を受けられなくなってしまうという問題もあります。配偶者控除が適用されるとその分税金は安くなりますし、配偶者手当が支給されている場合はその受給要件から外れてしまう場合も多いです。

そのため、アルバイト従業員の年収103万円を超えるか、超えないかは大きな問題となります。

社会保険の「130万円の壁」

年収が130万円未満の場合は、「健康保険の被扶養者」になることができるので保険料がかかりません。また扶養する配偶者の保険料の負担が増えることもありません。また、年収が130万円未満であり、配偶者が被用者年金の被保険者等である場合は、「国民年金の第3号被保険者」として扱われ、自身で保険料を納めなくても保険料を納めたとして計上されます。

ただし、年収が130万円未満であっても、「1日の勤務時間と1ヵ月の出勤日数がともに正社員のおおむね4分の3以上」の場合は、健康保険と厚生年金保険の被保険者となりますので、パートタイム労働者本人が勤務先の健康保険と厚生年金保険に加入する必要があります。

ただし、平成28年10月からは下記条件を全て満たすアルバイト・パートタイム労働者は、健康保険・厚生年金保険が適用されるので注意が必要です。

  • 週20時間以上勤務している
  • 月額賃金8.8万円以上(年収106万円以上)
  • 勤務期間1年以上
  • 学生以外
  • 従業員501人以上の企業

店長を悩ませるアルバイトのシフト管理

シフト管理は、各アルバイトスタッフのシフト希望、勤務時間の希望、所得制限、労働基準法など複雑な“ピース”を当てはめていく複雑なジグソーパズルのような業務です。実際に店長がシフト管理の業務をする際に様々な問題が立ちはだかり、頭を悩ませた経験があるのではないでしょうか。

ここでは起こりがちな問題について客観的に考えてみましょう。あてはまる場合は改善が必要な項目です。それでは一つずつ確認していきましょう

紙やエクセルでのシフト作成

アルバイトのシフト管理業務に携わる方は、面倒な管理業務をいかに効率よく、そして簡略化したいと考えているのではないでしょうか?効率的にシフトを管理することで、シフト管理業務にかかる時間を減らすことができますし、簡略化することでミスを減らすことができます。

シフト表は主に、紙やエクセルで作成している方が多いと思います。

紙で作成する場合は特に時間がかかるため、負担となっているケースが多いです。さらに、綺麗に見やすくまとめる必要があり、見づらいと間違いの基となります。手書きのシフト表を作成している職場で、作成に時間がかかり負担になっている、アルバイトスタッフの出勤ミスが勃発している場合は、至急作成方法の見直す必要があります。

エクセルでシフトを管理する場合は、便利なテンプレートを活用することで効率よく管理することができますが、デメリットも多いです。従業員の出勤日や勤務時間を手入力で打ち込む作業があるため、入力ミスが発生してしまうことは当然ですが、エクセルの表に組み込まれた計算式を操作ミスなどで値を変えてしまうと、様々な問題が発生してしまいます。

気づかずそのまま使用してしまうと、計算式が狂ってしまったため、勤務時間や給料計算に間違いが生じアルバイトスタッフとのトラブルに繋がってしまいます。操作が簡単で便利な反面、組み込まれた数式等も人為的ミスで誤操作する可能性があるので、注意が必要です。

アルバイトからシフトが出てこない

シフト管理の問題点は管理者の問題だけではありません。

アルバイトスタッフが希望を設けた期日通りに提出せず、シフト作成ができないという声は非常に多く聞きます。シフトを提出しない理由としては、「学校の行事や就活のスケジュールが事前になるまで分からないから」「怠慢で単に忘れているだけ」など様々な理由が挙げられます。従業員の協力もシフト管理には大事な要素となるのです。

希望を無視してシフトを組む

希望を無視してシフトを組めば不満を抱かれるのは当然ですが、どうしてもシフトの穴が埋まらない場合、提出してもらった希望通りにシフトを組むことはできません。

アルバイトスタッフとの交渉はトラブルに繋がる可能性が高く、軋轢が生じやすいので多くの方が頭を悩ます部分ではないでしょうか。アルバイトスタッフ目線としても、時には希望の全て反映されない時があることは頭では分かっていますが、どうしてもモヤモヤとした気分になってしまいます。

勤務時間を正確に把握する

勤務時間を正確に把握しなければ給料に反映することができません。勤務時間を超えて働いた場合は残業代を払わなければいけませんが、各月誰が何分超過勤務をしたのか申告体制がしっかりしていなければ把握は難しいです。

他にもアルバイトスタッフ同士のシフト交換、シフトカバー、遅刻などシフト作成時と、実際に従業員が働いた勤務時間は毎月変動することでしょう。シフト交換や超過勤務分を分かりやすく申告・把握できなければ、給料計算の際に頭を悩ませてしまいます。

また、勤務時間は労働基準法や法令などと密に絡む部分です。アルバイトスタッフの勤務時間を正確に把握することは、コンプライアンスの観点から重要だと言えます。

アルバイトのシフト管理が上手になるポイント

これまではアルバイトのシフト管理の問題点について解説をしました。それでは続いては、上手にシフト管理をするためのポイントについて解説していきます。先ほどご紹介した問題点に当てはまると感じた方はぜひ参考にしてみて下さい。

アルバイトと良好な関係を築く

シフト管理を円滑に進めるためには、アルバイトスタッフの協力が必要不可欠です。

普段からコミュニケーションを図り、良好な関係を築いておくことで、こちらのお願いにも協力的に応じてもらえます。忙しくてあまり話す機会がない場合は、職場のみんなでご飯を食べたり、飲み会を開催するなど仕事を忘れてコミュニケーションをとるのも良いでしょう。

くれぐれも「忙しい時だけ頼ってきて」「困ったときだけ」という風に思われないように普段からの関係を大切にしてください。

アルバイトの教育を怠らない

 アルバイトがさまざまな業務をこなせるよう時間をかけて教育することもアルバイト管理には必要です。突然誰かが仕事を休む、退職するなどの場面でも戦力としての活躍が期待できます。多くの業務をこなせる中堅のアルバイトの層を厚くすることで、イレギュラーな状況に対しても柔軟にシフト変更をすることができるようになります。

「一生務めるわけではない」「学生のお小遣い稼ぎ」というアルバイトにとっては、多くの仕事をこなせることで、結果的に負担や責任が増すことになります。個人のスキルが向上することで、休みが取りやすくなる、ベースの給料が上がるなどのメリットを伝えることや努力に見合った報酬を用意することが大切です。

シフト管理システムなどのツールを導入する

シフト管理システムを導入することで、シフトに関する業務負担の軽減が期待できます。導入することで以下のようなメリットがあります。

  • シフト表作成の負担を大幅に軽減できる
  • シフト表の共有化で、リアルタイムでシフトを確認可能
  • スマホでシフト希望の提出・シフト確認が可能になるので、利便性が向上する
  • サポート体制が充実しているので、安心して導入することができる

シフト管理システムはシフト管理者だけでなく、アルバイトスタッフの利便性も向上します。時間や場所に縛られずシフトを提出・確認することができるので、面倒なシフト提出も楽に正確に行うことができます。

近年日本では働き方改革や労働基準法などの改正を受け、働き方の見直しが推奨されています。労務管理が重要な今だからこそ、導入を検討してみてはいかがでしょうか?

 

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